Administration og serviceniveau for tilskud

Du skal indberette ansættelse - timer og andre oplysninger om dine hjælpere - digitalt. Det kan du gøre på 
BORIS, onlinesystemet for lønindberetning på boris.aarhus.dk.

På portalen kan du:

• indberette løn
• oprette nye hjælpere og afmelde hjælpere
• indsende ændringer i ansættelsesforhold
• indsende syge- og raskmeldinger
• indsende pensions- og anciennitetsoplysninger.

Du gør det på din egen computer via MitID. Systemet er udviklet i samarbejde med brugerne af BPA-ordningen. Du får adgang til lønportalen BORIS med hjælp fra BPA-controller i Rådgivning og Visitation Voksne på telefon 89 40 23 47.

Der er udarbejdet videovejledninger til dig som arbejdsgiver, for at give et overblik over funktionerne i BORIS. Vejledningerne kan findes via BPA Aarhus' hjemmeside

Du kan altid kontakte BPA Aarhus og Lønservice ved spørgsmål om brug af lønportalen BORIS.

Din bevilling viser, hvor mange løntimer du har til rådighed i en gennemsnitsuge. Bevillingen viser også timernes placering i døgnet på hverdage og i weekender - samt eventuel fordeling i aktive timer og rådighedstimer.

Det er i orden med mindre variationer i dit forbrug, men det skal gå op over en 3-måneders periode inden for samme år.

Du må ikke oparbejde et merforbrug. 

Hvis du kan se, at dit behov ændres, og du har brug for yderligere hjælp, skal du hurtigst muligt kontakte Rådgivning og Visitation Voksne for ansøgning om flere timer.

Der ydes tilskud ud fra en rammebevilling – se mere i dit bevillingsbrev. Rammen kan udnyttes i nødvendigt 
omfang til introduktion – oplæring og kursus for nye hjælpere.

• Op til 16 timer årligt pr. fuldtidshjælper.
• Følgeudgifter til kursusafgift efter regning - dog max. kr. 1500 pr. fuldtidshjælper.
• For respiratorbrugere vil der være en særlig bevilling til oplæring i respirationshjælp.

Det er vigtigt at opbygge og vedligeholde et godt arbejdsmiljø. Som tilskud er der i udmålingen af timer i 
BPA bevillingen indregnet følgende ramme:

• Personalemøde 1 time pr. måned pr. fuldtidshjælper.
• MUS samtale 2 timer om året pr. fuldtidshjælper.
• APV 5 timer om året pr. fuldtidshjælper.

Tilskud til introduktion og arbejdsmiljø ydes efter faktisk forbrug ved indberetning på arbejdsrapport.

I din BPA ordning indgår særskilt afgørelse om udmåling af tilskud til følgeudgifter ved det at have hjælpere.Tilskuddet til følgeudgifter er udmålt på baggrund af dine oplysninger om dine udgifter og serviceniveauet 
for tilskud i Aarhus Kommune.

Du er som BPA arbejdsgiver forpligtet til at dække direkte og indirekte omkostninger ved det have hjælpere ansat. Der kan være tale om særlige udgifter udenfor hjemmet og i hjemmet, fx forbrugsudgifter til vand, 
varme og el, andre udgifter i husholdningen og i forbindelse med din pleje, fx sæbe, toiletpapir, handsker, masker og lignende til hjælperne.

Der kan være udgifter ved hjælpers ledsagelse udenfor hjemmet, selvom du med ledsagekort vil kunne få hel eller delvis gratis adgang for ledsager langt de fleste steder. Du må selv være opmærksom på at udnytte 
disse muligheder for gratis adgang for ledsager. Du kan søge om ledsagekort ved handicap.dk

Hjælpere skal selv sørge for kost, beklædning m.v. i deres arbejde. Det forventes, at hjælperen selv medbringer egne toiletsager, sengetøj, håndklæde m.v. såfremt hjælperen skal være hos dig i længere tid. 

Som BPA arbejdsgiver har du ikke pligt til at dække rejse og opholdsudgifter for dine hjælpere. Undtagelsen 
kan være de særlige situationer, hvor du i forbindelse med ophold udenfor hjemmet opnår ekstra bevilling 
med almindelig timeløn til rejsetiden ved hjælperskift. Ved en sådan ekstra og særlig bevilling forventes
det, at du dækker rejseudgiften som en følgeudgift ved det at have hjælpere. I andre situationer vil det 
også være oplagt, at du dækker rejseomkostninger, fx hvis du har hjælperen med på din ferie.
Såfremt udgifterne ændrer sig, kan du kontakte rådgiveren med ansøgning. Se også afsnit om Tilskud ved 
rejser og ophold udenfor hjemmet.

I forhold til udgifter ved rejse og ophold kan du opfordre dine hjælpere til at søge skattefradrag. Det gælder udgifter ved transport til og fra arbejde, og det gælder udgifter under rejser sammen med dig. Søg eventuelt vejledning via skat.dk 

Den sædvanlige bevilling bevares under rejser med ophold udenfor hjemmet. Vær dog opmærksom på de særlige regler, der gælder for ophold i udlandet.

Ekstra hjælp 

Såfremt der er et begrundet behov for ekstra hjælp ved rejser og ophold udenfor hjemmet, kan der indsendes ansøgning.

Der må forventes en sagsbehandlingstid op til 4 uger. Det kan tage længere tid, hvis der er flere opklarende spørgsmål til ansøgeren. Beslutningskompetence ved afdelingsleder. Bevilling gives efter vurdering og valg af den billigste egnede løsning.

Ansøgningsskemaet: ”Ekstra hjælp under rejse og ophold udenfor hjemmet” findes på bpa.aarhus.dk . 

• Serviceniveauet for bevilling af ekstra hjælp er en ramme op til 26 dage med overnatning udenfor hjemmet om året. Eventuel bevilling gives efter udmålingsbekendtgørelsen.
• Efter eget valg kan op til 14 dage - ud af de 26 - afholdes i udlandet, da der lovgivningsmæssigt er mulighed for én årlig ferie i udlandet op til 14 dage om året. Ved udlandsrejse gives eventuel bevilling efter udlandsbekendtgørelsen.
• Rammen for bevilling af ekstra hjælp følger kalenderåret - den kan ikke ”spares sammen” og overføres til næste år.

• Hjælperens rejse- og opholdsudgifter kan dækkes som følgeudgift - obs for modregning af kost. Ved udlandsrejse gives eventuel bevilling af udlandsbekendtgørelsen.
• Der kan ydes tilskud svarende til den faktiske udgift for rejse- og ophold– dog maksimalt op til kr. 1.000 pr. døgn ved udlandsophold og kr. 500 pr. døgn i Danmark
• Der kan dækkes rejse- og ophold for 1 hjælper i ordninger < 112 timer/ugen.
• Der kan dækkes rejse- og ophold for 2 hjælpere i ordninger > 112 timer/ugen.
• Der skal findes den billigst egnede løsning fx kan den ledige hjælper indlogeres billigt med en max. transporttid på ½ time.

Overstiger rejsen 12 døgn skal der være 2 hjælpere med - alternativt kan det komme på tale med hjælperskift

Med dette serviceniveau sikres mulighed for tilskud i et omfang, der kan give grundlag for et godt arbejdsmiljø for hjælperne.

Arbejdsmiljøloven gælder ikke ved arbejde i udlandet. Arbejde som handicaphjælper er dog et særligt område, og det er besluttet at følge anvisninger fra AMO – den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse - med 
mindstekravet om hvileperiode på mindst 8 timer/døgn og max 12 dage mellem to fridøgn. De skriver:

”Der er også tilfælde man ikke kan lovgive sig ud af, forudsete begivenheder der kræver ændring af hviletider og fridøgn for medarbejderne. Det kan f.eks. være en opbygning af en stand til en messe, hvor man har begrænset ressourcer, og begrænset tidsrum, til at få opgaven løst i. Her skal arbejdsgiver sikre sig at nødvendige sikkerhedshensyn, både fysisk og psykisk, er etableret for medarbejderne, når de er i disse særlige situationer. Uanset hvilken situation det drejer sig om, skal der altid kompenseres for manglende hviletid og evt. fridøgn, jævnfør gældende regler. 

Dog kan hvileperioden ikke sænkes til mindre end otte timer, og der må ikke være mere end 12 dage mellem to fridøgn. Der skal altid, hurtigst muligt og inde for rimelighedens grænser, ydes tilsvarende hviletid/fridøgn i kompensation.”

Baggrund for serviceniveauet:

• At bidrage til, at borgeren kan leve så almindelig en tilværelse som muligt jf. kompensationsprincippet
• Udlandsbekendtgørelsens tekst om korterevarende ferieophold og ankestyrelsens afgørelser
• Ved fastlæggelse af serviceniveauet er der grundlag i Nyt fra Danmarks Statistik 29. juni 2022
  
  

Kun i særlige tilfælde og efter en konkret vurdering kan der ydes ekstra hjælpertimer. Særlige tilfælde kan for eksempel være, at ophold udenfor hjemmet kan indeholde flere og anderledes aktiviteter, der kræver mere hjælp end udmålingen i dagligdagen.

• Det er i alle tilfælde en betingelse, at der vælges et sædvanligt og tilgængeligt opholdssted, så der ikke på forhånd er oplagte hindringer, der betinger ekstra timer.
• At en opgave tager længere tid end derhjemme er ikke i sig selv en begrundelse, der udløser bevilling.
• Der kan kun udmåles ekstra timer svarende til det faktiske og konkrete behov for ekstra hjælp. Når hjælperen ikke har opgaver, ydes der ikke tilskud til løn.

I ganske særlige tilfælde kan der være situationer, hvor der kortvarigt er brug for 2 hjælpere samtidigt. Det kan for eksempel gælde for respiratorbrugere, hvor der kan være plejeopgaver, der kræver en hjælpers fulde opmærksomhed samtidig med, at en anden hjælper skal sikre den respiratoriske behandling. Også her gælder, at der kun kan udmåles ekstra tid svarende til det faktiske og konkrete behov for ekstra hjælp. Når 2. hjælper ikke har opgaver, ydes der ikke tilskud til løn.

Hvis du tager til udlandet, gælder der særlige regler. Lovgrundlaget fremgår af Udlandsbekendtgørelsen
Den korte udgave er følgende:

➢ Du kan frit tage på rejse til udlandet med din BPA ordning i op til en måned uden at ansøge kommunen – dog forudsat at du ikke har brug for ekstra hjælp. 

➢ Er dit midlertidige ophold i udlandet på mere end en måned, skal du - før udlandsopholdet påbegyndes - ansøge kommunen om godkendelse. Du må forvente krav om tilbagebetaling af tilskud, 
hvis du rejser uden godkendelse. 
➢ I forbindelse med kortvarige ophold i udlandet kan der i særlige tilfælde efter en konkret vurdering 
ydes tilskud til dækning af ekstra omkostninger, der er forbundet med opholdet.

DUKH har lavet en grundig gennemgang af reglerne om udlandsophold. Du kan læse mere på DUKH’s hjemmeside.

I Aarhus Kommune er der fastlagt en linje efter Ankestyrelsens principafgørelse 96-16:

”En rejse på 14 dage i udlandet kan almindeligvis betegnes som et kortvarigt ophold henset til, at de fleste lønmodtagere har 5-6 ugers ferie om året. Det er ikke ualmindeligt at holde 14 dages ferie i udlandet i sammenhæng. 3 uger kan derimod ikke betegnes som et kortvarigt ophold, og mere end én årlig udlandsrejse ligger udover, hvad der kan betegnes som almindeligt.”

Hvis du planlægger udlandsrejse – og har brug for ekstra hjælp – så skal du indsende ansøgning snarest muligt på skema, som du kan hente på BPA Aarhus. Det er samme skema, som du kan bruge til ansøgning om 
ekstra hjælp under rejser indenfor landets grænser.

Hvis du skal på hospitalet skal du anmode hospitalsafdelingen om at dække lønudgiften til din handicaphjælper. Det gælder både ved ambulant behandling – ved planlagt indlæggelse og ved akut indlæggelse. 

OBS: Det gælder ikke for respiratorbrugeres 1. hjælper, hvor der i forvejen er aftalt fælles finansiering mellem kommunen og regionen ved Respirationscenter Vest. Er der behov for 2. hjælper, skal du anmode hospitalsafdelingen om at dække lønudgiften til din 2. hjælper ved hjælp af standardkontrakten.

Du skal medbringe standardkontrakten for ledsagelse til hospitalet. Kontrakten kan du printe fra BPA.Aarhus.dk. Kig efter: ”Standardkontrakt Hospitalsbehandling”

Når hospitalsafdelingen har udfyldt skemaet, skal afdelingen sende skemaet til:

Aarhus Kommune
Rådgivning og Visitation Voksne, BPA Administration
Grøndalsvej 1B
8260 Viby J

Hospitalsafdelingen kan fx scanne og sende sikkert med Digital Post til: voksenmyndighed@msb.aarhus.dk att. BPA-administration.

Vær opmærksom på, at du selv kan få refunderet udgift ved parkering, hvor P-afgift kræves. Så du skal gemme dokumentation for parkering og bede hospitalsafdelingen om også at tages stilling til spørgsmålet om parkering og eventuel transport for din hjælper. 

Afregningen omfatter:

• Timer anvendt til nødvendig ledsagelse under transport til og fra hospital samt for befordringsgodtgørelse til ledsager (lav kilometertakst)
• Transport i forbindelse med vagtskifte (lav kilometertakst)
• P-afgift på hospital, hvis betaling for parkering er påkrævet 
• Timer anvendt til personlig hjælp og til kommunikation under ophold på hospital .

Du kan læse mere om ordningen på: sundhedsaftalen.rm.dk.

Hvis hospitalet selv kan hjælpe dig

Hvis hospitalet selv kan hjælpe dig med deres eget personale, så vil de afvise at betale for din hjælper. I så fald må du søge at ændre aftalen med dine hjælpere, så du sparer timerne til senere brug fx til ekstra hjælp  til pleje efter udskrivning fra hospitalet.

Skulle det ske, at du ikke er i stand til at varetage dine opgaver som arbejdsgiver i BPA-ordningen, vil Rådgivning og Visitation Voksne overtage arbejdsgiveropgaven - dog kun så længe det er absolut nødvendigt. 
Det indebærer sikring af løn til dine hjælpere - og i yderste fald afvikling af BPA-ordningen med opsigelse af dine hjælpere.

Det anbefales, at du forbereder en handlingsplan – akutbrev – så dine hjælpere er informeret om, hvad de skal gøre, såfremt der opstår en situation, hvor du ikke selv er i stand til at varetage dine forhold. Se forslag i vejledning til akutbrev på bpa.aarhus.dk